Penomoran Form Bermanfaat? July 21, 2007
Posted by QMS Guy in : Improvement, ISO 9001, Documentation , add a commentApakah Anda memberikan nomor pada form Anda?
Pertanyaan kami adalah:
- Apa manfaat dari penomoran tersebut?
- Mengapa Anda memberi nomor?
Jika Anda memiliki alasan-alasan yang kuat tentu saja kami tidak melarang Anda untuk menggunakannya. Tetapi, jika Anda ragu dan malah balik bertanya “Sebenarnya buat apa sih?”, well, ini saatnya Anda berpikir kembali.
Kami sendiri tidak pernah menemukan alasan yang kuat mengapa form perlu diberi nomor. Alasan yang pernah muncul adalah identifikasi unik. Pertanyaan kami tentunya, apakah judul atau nama form sendiri tidak unik? Anda dapat melihat bahwa kita mengeluarkan terlalu banyak upaya untuk memberi nomor, padahal hal ini tidak memiliki manfaat yang nyata. Berapa persen karyawan yang pada saat bekerja memeriksa nomor form? Anda dapat memperkirakannya, hampir tidak ada. Begitupun Anda, bukan?
Yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2000 dan menurut kami juga merupakan hal yang penting adalah status revisi form. Jika ada 2 form dengan judul yang sama, kita perlu mengetahui manakah diantara 2 form ini yang harus kita pakai? Manakah yang lebih baru? Nah, disinilah nomor/status revisi sangat berperan. Up Your Quality System!
Langkah yang perlu Anda lakukan sekarang adalah tanyakan kepada QMR ataupun pengendali dokumen, apa alasan mereka memberikan penomoran pada form, dan bisakah penomoran ini dihilangkan jika memang tidak bermanfaat.