Pentingnya Dokumentasi/Standard Operating Procedure (SOP) June 17, 2008
Posted by admin in : ISO 9001, Documentation , trackbackSaya ingat saya pernah diminta untuk memberikan training di salah satu perusahaan.
Fokus utama mereka waktu itu adalah bagaimana cara melakukan pembuatan dokumentasi SOP yang sesuai dengan standard ISO. Pada pembukaan acara training salah satu direktur disana bercerita mengenai pentingnya memiliki keseragaman dan Standard operating prosedur. Saya masih ingat ceritanya karena sangat menarik dan mengena dengan bentuk ilustrasi yang kreatif.
Begini kurang lebih ceritanya:
Pada suatu waktu dan tempat tertentu, seorang kepala daerah beserta rakyatnya ingin mendirikan sebuah menara yang paling tinggi di negara tersebut. Seluruh pekerja terbaik direkrut mencakup arsitek,Civil engineering,desain interior,kontraktor dan lain lain, baik dari daerah tersebut maupun daerah yang lainnya. Kepala daerah ini memerintahkan untuk membajak semua orang-orang terbaik di bidang bangunan dari seluruh penjuru dunia dengan bayaran yang paling menarik. Maka, dimulailah pembangunan bangunan menara tersebut. Namun ternyata proyek kepala daerah tersebut mendapatkan kecaman dari presiden karena menara paling tinggi tersebut seharusnya dibangun di ibukota negara, bukan di daerah kepala daerah tersebut.
Jika pembangunan menara diteruskan maka ditakutkan akan mengancam prestige presiden. Untuk itu sang presiden mengumpulkan seluruh anggota dewan intelijen dan penasehat ahli keamanan untuk membahas bagaimana cara menghentikan pembangunan menara tersebut dengan cara yang halus. Akhirnya disepakati sebuah cara yang memiliki pendekatan yang sangat berbeda dengan kebiasaan yaitu memebntuk team khusus dengan misi mempertajam perbedaan antara pekerja/ahli bangunan yaitu faktor bahasa.
Pendek cerita teamkhusus tersebut berhasil menjalankan misinya dan para pekerja berbicara dengan bahasa masing-masing dan tidak seorangpun dapat saling menterjemahkannya. Akibatnya banyak sekali terjadi kesalahpahaman yang akhirnya menyebabkan pekerjaan tidak hanya tidak sinergi tetapi menjadi sangat kacau. Akhirnya pembangunan menara tersebut gagal.
Cerita ini sangat menarik karena kalau dikaitkan dengan aktivitas sehari-hari di perusahaan akan sangat sulit jika tidak memiliki kesatuan bahasa. Apalagi biasanya perusahaan terdiri dari orang-orang yang memiliki latarbelakang, pengalaman, kemampuan dan pola pikir yang berbeda-beda. Tanpa kesatuan bahasa maka organisasi akan berjalan dengan sangat lambat dan tidak ada sinergi
Bahasa dalam fungsi manajemen diartikan sebagai suatu sistem baku yang disepakati dan didokumentasikan untuk dijalankan bersama atau kita sebut juga dengan standard operating prosedur.
Develop your SOP, Create Sinergy!
Develop Great System! Up Your Quality System!
Comments»
Yang lebih menarik lagi ini tertera dalam Alkitab Perjanjian Lama; Kitab Kejadian 3 ayat 4 s/d 11 atau dalam Islam terdapat pada Kitab Taurat; buku Barasy’it surah 3 ayat 4 s/d 11.
Hihihi….
Ada yang biasa baca Taurat dan Zabur?