6 Prosedur Wajib ISO 9001:2000 August 22, 2008
Posted by admin in : ISO 9001, Documentation , 2comments
Ade bertanya mengenai 6 prosedur wajib. Menarik.
Memang di ISO 9001:2000 terdapat 1 statement terkait prosedur-prosedur wajib ini. Biasanya, beberapa klausul yang dimaksud ini menggunakan kalimat ‘…prosedur terdokumentasi…’, yang secara otomatis berarti bahwa organisasi harus memiliki prosedur yang terdokumentasi. Lebih dari sekedar bahwa proses telah berjalan, proses tersebut WAJIB memiliki prosedur kerja yang memang terdokumentasi (baca: tertulis, dalam media seperti SOP dan juga media elektronik yang relevan).
Apa saja ke 6 proses yang harus dilengkapi dengan “prosedur wajib” tersebut?
- Proses pengendalian dokumen
- Proses pengendalian catatan mutu
- Proses audit mutu internal
- Proses pengendalian produk tidak sesuai
- Proses tindakan perbaikan
- Proses tindakan pencegahan
Apakah hanya 6 prosedur yang wajib dimiliki oleh sebuah organisasi? TENTU TIDAK. Di kalimat berikutnya dalam klausul 4.2.1, disebutkan juga bahwa prosedur yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan proses berjalan dengan baik, terutama proses penyediaan barang/jasa kepada pelanggan, harus juga terdokumentasi. Rancu? Seharusnya tidak, jika Anda sudah menyusun Business Process Map yang benar.
Pertanyaan kami kepada Anda semua:
Mengapa persyaratan ISO ini mewajibkan 6 prosedur ini?
Cobalah menjawab, jawaban yang paling akurat, masuk akal, dan menarik akan mendapatkan hadiah khusus dari kami!
Apa itu Manual Mutu/Quality Manual? June 20, 2008
Posted by admin in : ISO 9001, Documentation, Tips , add a commentQuality Manual/Manual Mutu/Pedoman Mutu
Quality Manual adalah kumpulan kebijakan mengenai cara perusahaan menjalankan quality systemnya. Biasanya Quality Manual ini ada satu level di atas SOP. Maksud satu level di atas adalah sama seperti kita di Indonesia yang memiliki UUD yang berada satu level di atas UU. Jadi UUD menjadi bahan referensi untuk menjabarkan kebijakan lebih lanjut di UU. Sama juga dengan Quality Manual, dalam pembuatannya SOP mengacu pada kebijakan yang ada di Quality Manual.
Hasil akhir Quality Manual ini biasanya berupa semacam Buku yang isinya terdiri dari:
1. Scope sertifikasi (akan saya bahas di artikel lain)
2. Company Profile
3. Proses mapping perusahaan (lihat artikel proses mapping)
4. Kebijakan-kebijakan Quality System
5. Referensi kebijakan Quality System ke Prosedur/SOP.
Pada artikel ini saya akan membahas point 4 dan 5 saja. Point 2 saya rasa sudah sangat jelas, point 1 dan 3 akan kita bicarakan lebih lanjut di artikel lainnya.
Point 4
Kebijakan-kebijakan di quality manual ini merupakan jawaban terhadap persyaratan yang ada di pesyaratan Standard ISO 9001:2000. Contoh kutipan pasal 5.6 standard ISO 9001:2000 “Manajemen puncak harus meninjau ulang sistem manajemen mutu organisasi, pada selang waktu yang direncanakan,….”
Nah kalau kita perhatikan persyaratan di standard ISO tidak menceritakan secara spesifik apa yang harus dilakukan, di persyaratan ini hanya dikatakan bahwa review terhadap sistem manajemen mutu harus dilakukan pada selang waktu yang direncanakan. Quality manual justru menjawab kebijakan Quality System kita untuk memenuhi persyaratan ini.
Jadi kebijakan dalam Quality Manual bisa berbunyi “Manajemen puncak melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu secara berkala minimum 6 bulan sekali.”
Mudah bukan? Jadi langkah pertama dalam membuat kebijakan ini adalah baca persyaratan standard dari ISO 9001:2000 kemudian interpretasikan apa yang diinginkan oleh standard ini dan kemudian terjemahkan menjadi kebijakan yang akan kita lakukan di organisasi kita.
Point 5
Yang dimaksud referensi contohnya:
QM 5.6 Manajemen Review
“Manajemen puncak melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu secara berkala minimum 6 bulan sekali.”
Referensi : SOP/QMS/001 – Management Review Meeting
Nah sekarang anda sudah mengerti prosesnya, Anda bisa memulai untuk membuat Quality Manual anda!
Develop Great System!,Up Your Quality System!
Pentingnya Dokumentasi/Standard Operating Procedure (SOP) June 17, 2008
Posted by admin in : ISO 9001, Documentation , 1 comment so farSaya ingat saya pernah diminta untuk memberikan training di salah satu perusahaan.
Fokus utama mereka waktu itu adalah bagaimana cara melakukan pembuatan dokumentasi SOP yang sesuai dengan standard ISO. Pada pembukaan acara training salah satu direktur disana bercerita mengenai pentingnya memiliki keseragaman dan Standard operating prosedur. Saya masih ingat ceritanya karena sangat menarik dan mengena dengan bentuk ilustrasi yang kreatif.
Begini kurang lebih ceritanya:
Pada suatu waktu dan tempat tertentu, seorang kepala daerah beserta rakyatnya ingin mendirikan sebuah menara yang paling tinggi di negara tersebut. Seluruh pekerja terbaik direkrut mencakup arsitek,Civil engineering,desain interior,kontraktor dan lain lain, baik dari daerah tersebut maupun daerah yang lainnya. Kepala daerah ini memerintahkan untuk membajak semua orang-orang terbaik di bidang bangunan dari seluruh penjuru dunia dengan bayaran yang paling menarik. Maka, dimulailah pembangunan bangunan menara tersebut. Namun ternyata proyek kepala daerah tersebut mendapatkan kecaman dari presiden karena menara paling tinggi tersebut seharusnya dibangun di ibukota negara, bukan di daerah kepala daerah tersebut.
Jika pembangunan menara diteruskan maka ditakutkan akan mengancam prestige presiden. Untuk itu sang presiden mengumpulkan seluruh anggota dewan intelijen dan penasehat ahli keamanan untuk membahas bagaimana cara menghentikan pembangunan menara tersebut dengan cara yang halus. Akhirnya disepakati sebuah cara yang memiliki pendekatan yang sangat berbeda dengan kebiasaan yaitu memebntuk team khusus dengan misi mempertajam perbedaan antara pekerja/ahli bangunan yaitu faktor bahasa.
Pendek cerita teamkhusus tersebut berhasil menjalankan misinya dan para pekerja berbicara dengan bahasa masing-masing dan tidak seorangpun dapat saling menterjemahkannya. Akibatnya banyak sekali terjadi kesalahpahaman yang akhirnya menyebabkan pekerjaan tidak hanya tidak sinergi tetapi menjadi sangat kacau. Akhirnya pembangunan menara tersebut gagal.
Cerita ini sangat menarik karena kalau dikaitkan dengan aktivitas sehari-hari di perusahaan akan sangat sulit jika tidak memiliki kesatuan bahasa. Apalagi biasanya perusahaan terdiri dari orang-orang yang memiliki latarbelakang, pengalaman, kemampuan dan pola pikir yang berbeda-beda. Tanpa kesatuan bahasa maka organisasi akan berjalan dengan sangat lambat dan tidak ada sinergi
Bahasa dalam fungsi manajemen diartikan sebagai suatu sistem baku yang disepakati dan didokumentasikan untuk dijalankan bersama atau kita sebut juga dengan standard operating prosedur.
Develop your SOP, Create Sinergy!
Develop Great System! Up Your Quality System!
Download: Template Notulen Tinjauan Manajemen October 26, 2007
Posted by admin in : Download, ISO 9001, Documentation , add a commentDownload Template Notulen Tinjauan Manajemen. Dapat Anda download di link tersebut dan dishare ke rekan Anda. Let’s learn by sharing!