jump to navigation

Dokumentasi? Dokumen? Catatan? October 23, 2007

Posted by admin in : ISO 9001, Documentation , add a comment

Mungkin Anda masih ingat waktu SMP atau SMA, saat sekolah kita mengadakan kegiatan, dan sering kali ditunjuk beberapa orang sebagai ’seksi dokumentasi’. Apa tugas mereka? Gampang! Motret sana sini. Tujuannya adalah ‘mendokumentasikan’ kegiatan tersebut, sehingga bulan depan kita masih ingat apa yang terjadi, dan juga gambaran situasi pada saat itu.

Dokumentasi dalam ISO 9001:2000 memiliki konsep yang sama. Untuk menunjukkan kepada rekan kerja mengenai apa yang terjadi, bagaimana cara melakukannya, siapa yang melakukannya, dan apa buktinya.

Dokumentasi ini dibagi 2 kelompok besar, yakni dokumentasi PANDUAN bekerja (sering disebut dokumen, atau “document”), dan dokumentasi HASIL bekerja (sering disebut catatan mutu, atau “quality record”). Kedua hal ini harus dikendalikan. Dalam arti, jelas dan bisa dibaca, sudah resmi sebelum digunakan, dipahami seluruh anggota organisasi, dan juga selalu dijaga status update-nya.

Pengendalian ini dibagi 2 klausul, untuk dokumen diatur dalam klausul Pengendalian Dokumen (4.2.3), meliputi SOP, Instruksi Kerja, Form, Petunjuk Teknis, Petunjuk Pelaksanaan. Untuk catatan, diatur dalam klausul Pengendalian Catatan Mutu (4.2.4), meliputi bukti pekerjaan, misalnya absensi training, sertifikat pelatihan, hasil inspeksi, laporan produksi, surat komplain, hasil audit.

Mudah dipahami bukan?

Konfirmasi Negatif September 24, 2007

Posted by QMS Guy in : Improvement, Documentation , add a comment

Internal auditor dan badan sertifikasi memiliki kepentingan untuk melakukan verifikasi apakah proses yang dievaluasi mencapai sasaran yang ditetapkan dan dicapai dengan melakukan langkah kerja yang sesuai dengan ketentuan baku prosedur.
Hal ini adalah salah satu alasan mengapa kita mendokumentasikan langkah kerja dan output dari proses kerja kita. Jika kita tidak melakukannya, akan sangat sulit bagi badan sertifikasi untuk mengakui/mensertifikasi perusahaan kita sesuai persyaratan standar.Namun demikian tidak dapat dielakkan ketika kita mencoba untuk melakukan administrasi serapi dan sedetail mungkin, akhirnya kita berbenturan dengan realitas bisnis yang memerlukan efisiensi, kecepatan, dan fleksibilitas dalam melakukan aktivitas sehari-hari.

Merasa terhimpit di dua kepentingan ini yang dirasakan bertolak belakang, banyak perusahaan yang akhirnya mengembangkan teknik (more…)

Business Process Mapping September 19, 2007

Posted by QMS Guy in : ISO 9001, Documentation , 4comments

You don’t know what you don’t know!

Ungkapan sederhana yang sering didengar bukan? Pertanyaan kami, seberapa jauh Anda memahami sistem di organisasi Anda? Apakah Anda tahu proses apa saja yang terjadi mulai dari mencari order sampai dengan men-deliver barang ataupun jasa?

Sudah seharusnya setiap organisasi memiliki Business Process Mapping untuk mengetahui “seluk beluk sistem” kita. Bayangkan sebuah struktur organisasi, apa yang Anda dapatkan dari melihat struktur tsb? Well, Anda akan memahami bahwa terdapat beberapa departemen di organisasi kita, yang dipimpin oleh manager. Anda juga mengetahui bahwa manager ini membawahi beberapa supervisor, dan seterusnya. Intinya, Anda memahami organisasi Anda dalam hal jabatan, struktural, hirarki.

Business Process Mapping adalah gambaran hubungan antar proses dalam organisasi kita, itu ringkasnya. Jika struktur organisasi adalah gambaran hubungan antar jabatan, BPM adalah gambaran hubungan ANTAR PROSES.

Business
Jika dipelajari satu per satu, “business” mewakili apa (more…)

Semakin Sedikit Semakin Baik: Form August 27, 2007

Posted by QMS Guy in : Best Practice, Health Care, Improvement, Poor but True, Documentation , add a comment

Judul di atas mungkin sering Anda dengar. Tapi, apakah Anda sudah melaksanakan pemikiran yang ada dibalik kata-kata tersebut?

Baru-baru ini kami menangani sebuah organisasi yang bergerak di industri kesehatan, seperti organisasi lain di Indonesia pada umumnya, ada kecenderungan untuk membuat sebuah proses lebih bagus tanpa mempertimbangkan proses lain dan juga departemen atau unit kerja lain. Dalam 6 bulan terakhir, menurut cerita mereka, telah terjadi penambahan jumlah form dari 170an menjadi 300an!

Ajaib? Belum tentu. Anda bisa mencoba sendiri menghitung jumlah form di organisasi Anda. Apakah semakin banyak form menunjukkan bahwa organisasi Anda semakin bagus?
Yang terjadi di organisasi yang kami tangani ini adalah (more…)