Badan Sertifikasi Internal? July 28, 2008
Posted by admin in : Audit, Benchmark, Best Practice, Certification , add a commentIni untuk menjawab pertanyaan dari rekan QMS Aficionado. Cukup menarik untuk dibahas! 
Seandainya suatu perusahaan membangun standar sistem mutu sendiri (bukan ISO, bukan SNI, dll), bolehkan perusahaan tersebut bertindak sebagai “badan sertifikasi” berdasarkan standar mutu tsb? Sbg contoh, supplier harus lulus sertifikasi untuk bisa memasok di perusahaan tsb.
Pertanyaan selanjutnya, bolehkan perusahaan tsb menunjuk unit regional di bawahnya sebagai badan sertifikasi? Artinya, induk perusahaan bertindak sbg “badan akreditasi”, sekali lagi menggunakan standar mutu versi internalnya.
Bagaimana keterkaitannya atau keabsahannya jika ditinjau dari KEPRES ttg BSN dan AKN?
Basically IT WONT BE A PROBLEM. tinggal sejauh mana fungsi dari sertifikasi tsb dan juga kredibilitas perusahaan.
Contoh saja, dari pengetahuan kami ada bbrp perusahaan multinasional yang membuat standar tersendiri, kalo perusahaan saya namanya ABCD, maka akan ada ABCD Quality System Standard, yang isinya bisa jadi sama dengan ISO 9001:2000, hanya saja ada adjustment sesuai kebutuhan ABCD. Kemudian ABCD memberikan sertifikasi kepada supliernya untuk kepentingan internal. Tidak ada masalah sama sekali.
Yang tidak tepat adalah ABCD mengeluarkan sertifikasi ISO untuk perusahaan lain dengan judul ISO 9001:2000 Certification.
Berhubungan dengan kredibilitas perusahaan dan specific-industry dimana kita bersaing, bisa saja sertifikasi ABCD tsb LEBIH BERNILAI dari pada ISO. Contohnya, (ingat, ini hanya contoh), perusahaan kita disertifikasi oleh Boeing untuk “Boeing Quality System”, dan kemudian kita menggunakan sertifikasi ini untuk mendapatkan order dari perusahaan skala yang lebih kecil yang relevan dengan Boeing (industri pesawat jet).
Menarik?
Tertarik dengan Buku? July 12, 2008
Posted by admin in : ISO 9001, News , 1 comment so far
Apa itu Manual Mutu/Quality Manual? June 20, 2008
Posted by admin in : ISO 9001, Documentation, Tips , 1 comment so farQuality Manual/Manual Mutu/Pedoman Mutu
Quality Manual adalah kumpulan kebijakan mengenai cara perusahaan menjalankan quality systemnya. Biasanya Quality Manual ini ada satu level di atas SOP. Maksud satu level di atas adalah sama seperti kita di Indonesia yang memiliki UUD yang berada satu level di atas UU. Jadi UUD menjadi bahan referensi untuk menjabarkan kebijakan lebih lanjut di UU. Sama juga dengan Quality Manual, dalam pembuatannya SOP mengacu pada kebijakan yang ada di Quality Manual.
Hasil akhir Quality Manual ini biasanya berupa semacam Buku yang isinya terdiri dari:
1. Scope sertifikasi (akan saya bahas di artikel lain)
2. Company Profile
3. Proses mapping perusahaan (lihat artikel proses mapping)
4. Kebijakan-kebijakan Quality System
5. Referensi kebijakan Quality System ke Prosedur/SOP.
Pada artikel ini saya akan membahas point 4 dan 5 saja. Point 2 saya rasa sudah sangat jelas, point 1 dan 3 akan kita bicarakan lebih lanjut di artikel lainnya.
Point 4
Kebijakan-kebijakan di quality manual ini merupakan jawaban terhadap persyaratan yang ada di pesyaratan Standard ISO 9001:2000. Contoh kutipan pasal 5.6 standard ISO 9001:2000 “Manajemen puncak harus meninjau ulang sistem manajemen mutu organisasi, pada selang waktu yang direncanakan,….”
Nah kalau kita perhatikan persyaratan di standard ISO tidak menceritakan secara spesifik apa yang harus dilakukan, di persyaratan ini hanya dikatakan bahwa review terhadap sistem manajemen mutu harus dilakukan pada selang waktu yang direncanakan. Quality manual justru menjawab kebijakan Quality System kita untuk memenuhi persyaratan ini.
Jadi kebijakan dalam Quality Manual bisa berbunyi “Manajemen puncak melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu secara berkala minimum 6 bulan sekali.”
Mudah bukan? Jadi langkah pertama dalam membuat kebijakan ini adalah baca persyaratan standard dari ISO 9001:2000 kemudian interpretasikan apa yang diinginkan oleh standard ini dan kemudian terjemahkan menjadi kebijakan yang akan kita lakukan di organisasi kita.
Point 5
Yang dimaksud referensi contohnya:
QM 5.6 Manajemen Review
“Manajemen puncak melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu secara berkala minimum 6 bulan sekali.”
Referensi : SOP/QMS/001 – Management Review Meeting
Nah sekarang anda sudah mengerti prosesnya, Anda bisa memulai untuk membuat Quality Manual anda!
Develop Great System!,Up Your Quality System!
Pentingnya Dokumentasi/Standard Operating Procedure (SOP) June 17, 2008
Posted by admin in : ISO 9001, Documentation , 2commentsSaya ingat saya pernah diminta untuk memberikan training di salah satu perusahaan.
Fokus utama mereka waktu itu adalah bagaimana cara melakukan pembuatan dokumentasi SOP yang sesuai dengan standard ISO. Pada pembukaan acara training salah satu direktur disana bercerita mengenai pentingnya memiliki keseragaman dan Standard operating prosedur. Saya masih ingat ceritanya karena sangat menarik dan mengena dengan bentuk ilustrasi yang kreatif.
Begini kurang lebih ceritanya:
Pada suatu waktu dan tempat tertentu, seorang kepala daerah beserta rakyatnya ingin mendirikan sebuah menara yang paling tinggi di negara tersebut. Seluruh pekerja terbaik direkrut mencakup arsitek,Civil engineering,desain interior,kontraktor dan lain lain, baik dari daerah tersebut maupun daerah yang lainnya. Kepala daerah ini memerintahkan untuk membajak semua orang-orang terbaik di bidang bangunan dari seluruh penjuru dunia dengan bayaran yang paling menarik. Maka, dimulailah pembangunan bangunan menara tersebut. Namun ternyata proyek kepala daerah tersebut mendapatkan kecaman dari presiden karena menara paling tinggi tersebut seharusnya dibangun di ibukota negara, bukan di daerah kepala daerah tersebut.
Jika pembangunan menara diteruskan maka ditakutkan akan mengancam prestige presiden. Untuk itu sang presiden mengumpulkan seluruh anggota dewan intelijen dan penasehat ahli keamanan untuk membahas bagaimana cara menghentikan pembangunan menara tersebut dengan cara yang halus. Akhirnya disepakati sebuah cara yang memiliki pendekatan yang sangat berbeda dengan kebiasaan yaitu memebntuk team khusus dengan misi mempertajam perbedaan antara pekerja/ahli bangunan yaitu faktor bahasa.
Pendek cerita teamkhusus tersebut berhasil menjalankan misinya dan para pekerja berbicara dengan bahasa masing-masing dan tidak seorangpun dapat saling menterjemahkannya. Akibatnya banyak sekali terjadi kesalahpahaman yang akhirnya menyebabkan pekerjaan tidak hanya tidak sinergi tetapi menjadi sangat kacau. Akhirnya pembangunan menara tersebut gagal.
Cerita ini sangat menarik karena kalau dikaitkan dengan aktivitas sehari-hari di perusahaan akan sangat sulit jika tidak memiliki kesatuan bahasa. Apalagi biasanya perusahaan terdiri dari orang-orang yang memiliki latarbelakang, pengalaman, kemampuan dan pola pikir yang berbeda-beda. Tanpa kesatuan bahasa maka organisasi akan berjalan dengan sangat lambat dan tidak ada sinergi
Bahasa dalam fungsi manajemen diartikan sebagai suatu sistem baku yang disepakati dan didokumentasikan untuk dijalankan bersama atau kita sebut juga dengan standard operating prosedur.
Develop your SOP, Create Sinergy!
Develop Great System! Up Your Quality System!